Inkoopfacturen aanmaken
Een boeking met factuurkop, regels, btw-code en kostenplaats klaarzetten of direct boeken, inclusief het originele document als bijlage.
Exact Online koppelen aan je eigen processen
Exact Online heeft een uitgebreide REST API. Daarmee kun je vrijwel alles wat je in de interface doet ook geautomatiseerd doen: boekingen aanmaken, documenten als bijlage meesturen, stamgegevens ophalen en saldi uitlezen. Hier lees je wat er kan, waar de grenzen liggen en hoe een koppeling in de praktijk wordt ingericht.
Wat kun je via de API doen?
Stamgegevens ophalen
Leveranciers, grootboekrekeningen, btw-codes, kostenplaatsen en dagboeken uitlezen zodat je codering altijd klopt met de actuele administratie.
Verkoopfacturen versturen
Facturen aanmaken vanuit je eigen ordersysteem of urenregistratie, zodat je niets dubbel invoert.
Openstaande posten uitlezen
Saldi en betaalstatus ophalen voor je debiteurenbeheer, dashboards of aanmaningsproces.
Waar je rekening mee moet houden
OAuth en tokens
Toegang loopt via OAuth met een refresh token dat actief blijft zolang je hem gebruikt. Een koppeling die weken stilligt, moet opnieuw worden geautoriseerd.
Rate limits
Exact hanteert een limiet per dag en per minuut per administratie. Bij grote volumes verwerk je in batches en plan je zware synchronisaties buiten kantooruren.
Per administratie werken
Elke administratie heeft een eigen division-id. Bij meerdere bv's of dossiers richt je de koppeling per administratie in, met dezelfde regels.
Validatie aan de Exact-kant
Exact weigert boekingen die niet balanceren of een onbekende btw-code hebben. Vang die fouten af in een eigen wachtrij, zodat niets stilletjes verdwijnt.
Hoe een koppeling er in de praktijk uitziet
Een werkende koppeling bestaat uit drie lagen. Een laag die documenten of data binnenhaalt, een laag die valideert en codeert volgens jouw regels, en een laag die het resultaat via de API in Exact Online zet. Die middelste laag is waar je bedrijfslogica zit, en waar je bepaalt wat automatisch doorgaat en wat naar een mens gaat.
Bouw altijd een logboek en een herstelroute. Als de API even niet bereikbaar is of een boeking wordt geweigerd, moet je precies kunnen zien welk document het betreft en de verwerking opnieuw kunnen starten zonder dubbele boekingen.
Veelgestelde vragen
Kan ik documenten als bijlage meesturen naar Exact Online?
Ja. Je kunt een bestand koppelen aan de boeking, zodat het originele document bij de boekingsregel hangt. Daarmee blijft je audit trail compleet en voldoe je makkelijker aan de bewaarplicht.
Heb ik Exact Premium nodig voor een koppeling?
De REST API is beschikbaar bij de gangbare Exact Online abonnementen, maar welke onderdelen je mag benaderen hangt af van de modules in je licentie. Controleer dat voordat je een koppeling laat bouwen.
Hoe vaak synchroniseert een koppeling?
Dat bepaal je zelf. Documentverwerking gebeurt meestal direct bij binnenkomst, stamgegevens ververs je een paar keer per dag en zware rapportages plan je 's nachts vanwege de rate limits.
Werkt dit ook met meerdere administraties?
Ja. Je richt de koppeling per administratie in via het division-id en gebruikt dezelfde verwerkingsregels. Dat is precies wat administratiekantoren met veel dossiers nodig hebben.
Wat gebeurt er als de koppeling faalt?
Een goed gebouwde koppeling zet de mislukte boeking in een wachtrij met de foutmelding erbij en probeert het opnieuw. Niets mag stil verdwijnen, en een herstart mag nooit tot een dubbele boeking leiden.
Verder lezen
Benieuwd wat dit in jouw administratie oplevert?
In twintig minuten bekijken we welke stromen je aan Exact Online wilt koppelen en wat daarvoor nodig is.
Agenda wordt geladen