Boekhouding automatiseren zonder je pakket te vervangen

Je boekhoudpakket slaat data op. Automatisering zorgt dat die data er zonder overtypen in komt. Dat verschil bepaalt of je maandafsluiting twee dagen of twee uur kost. Op deze pagina lees je welke onderdelen van je boekhouding zich lenen voor automatisering, in welke volgorde je ze aanpakt en waar je grip houdt.

Plan een gesprek van 20 minuten →

Welke onderdelen kun je automatiseren?

Niet alles is even geschikt. Repetitief werk met vaste regels gaat goed, werk met veel uitzonderingen minder.

Inkoopfacturen

Binnenhalen, uitlezen, valideren, coderen en boeken. Het grootste tijdverlies en meestal de beste eerste stap.

Bonnen en pinbetalingen

Foto uit een app, koppeling met de bankmutatie en automatische btw-splitsing. Scheelt zoekwerk aan het eind van het kwartaal.

Bankmutaties

Regels op tegenrekening, omschrijving en bedrag matchen mutaties automatisch aan open posten en vaste kostenposten.

Verkoopfacturen en herinneringen

Uit je urenregistratie of ordersysteem factureren en de aanmaningen op een vast ritme laten lopen.

Het stappenplan in vijf stappen

  1. 01

    Meet je huidige situatie

    Tel het aantal documenten per maand en de gemiddelde verwerkingstijd. Zonder nulmeting kun je later niet aantonen wat je wint.

  2. 02

    Kies één proces

    Begin bij het proces met het hoogste volume en de minste uitzonderingen. Dat is bijna altijd de inkoopfactuur.

  3. 03

    Leg je regels vast

    Welke leverancier krijgt welke grootboekrekening, welk bedrag mag zonder fiattering door, wanneer moet een mens kijken.

  4. 04

    Koppel je pakket

    Zet de boeking via de API in Exact Online, AFAS, Twinfield of Moneybird, inclusief het originele document als bijlage.

  5. 05

    Meet opnieuw en breid uit

    Vergelijk na een maand met je nulmeting. Werkt het, pak dan het volgende proces. Werkt het niet, pas dan eerst je regels aan.

Grip houden op wat de software beslist

Automatisering is pas volwassen als je kunt zien waarom een boeking is ontstaan. Werk daarom met drempels in plaats van alles of niets: onder een bepaald bedrag en bij een bekende leverancier gaat een boeking door, daarboven komt hij bij een mens met de reden erbij.

Zorg daarnaast dat elke stap traceerbaar is. Wie heeft goedgekeurd, welk document hoort bij welke boeking en welke regel is toegepast. Dat is niet alleen prettig voor jezelf, het is ook wat je accountant en de Belastingdienst willen zien.

Veelgestelde vragen

Wat kost boekhouding automatiseren?

Standaardsoftware rekent meestal per document of per gebruiker per maand en ligt vaak tussen de tien en vijfenzeventig euro. Een oplossing op maat bestaat uit een eenmalige bouwsom plus een vast maandbedrag. Wat het in jouw situatie kost hangt af van je volume, het aantal systemen en het aantal uitzonderingen.

Moet ik overstappen naar ander boekhoudsoftware?

Meestal niet. De gangbare Nederlandse pakketten hebben een API waarop je kunt koppelen, dus de automatisering komt bovenop wat je al gebruikt. Alleen bij pakketten zonder bruikbare API is een overstap of een tussenstap nodig.

Wat automatiseer je als eerste?

De verwerking van inkoopfacturen en bonnen. Dat is repetitief, volgt vaste regels en kost de meeste tijd, dus je ziet binnen twee weken resultaat.

Verlies ik het overzicht als software boekt?

Niet als je met drempels werkt en elke stap traceerbaar houdt. Je ziet dan juist meer dan voorheen, omdat elke boeking gekoppeld is aan het originele document en aan de regel die is toegepast.

Heb ik dan nog een boekhouder nodig?

Ja. De automatisering doet het aanleverwerk, je boekhouder controleert, corrigeert en adviseert. In de praktijk daalt de rekening wel, omdat een geautomatiseerde administratie minder uren kost om te verwerken.

Verder lezen

Benieuwd wat dit in jouw administratie oplevert?

In twintig minuten lopen we je boekhoudproces door: wat er binnenkomt, waar het vastloopt en welke stap het meeste oplevert. Geen verkooppraatje, gewoon een concreet plan.

Agenda wordt geladen