Exact Online
Boekingen, leveranciers, grootboek en btw-codes via de REST API. Het document hangt als bijlage aan de boekingsregel, dus je audit trail blijft compleet.
Automatische factuurverwerking van mailbox tot boeking
Een inkoopfactuur handmatig verwerken kost vijf tot tien minuten: openen, gegevens overtypen, btw controleren, coderen, laten fiatteren en archiveren. Bij automatische factuurverwerking doet software dat werk. Het document komt binnen, wordt uitgelezen, gecontroleerd tegen jouw regels en als boeking klaargezet in Exact Online, AFAS, Twinfield of Moneybird. Jij beoordeelt alleen nog de uitzonderingen. Op deze pagina lees je hoe de techniek werkt, wat OCR, AI-validatie en Peppol precies doen en hoe de koppeling met je boekhoudpakket eruitziet.
Hoe werkt automatische factuurverwerking technisch?
De verwerking bestaat uit zes stappen. Elke stap kun je apart instellen, en bij elke stap bepaal jij wanneer een mens ernaar moet kijken.
01
Aanlevering
Facturen komen binnen op één adres: een mailbox als factuur@, een uploadmap, een leveranciersportaal of Peppol. Alles komt op één plek binnen, zodat niets meer in een persoonlijke mailbox blijft hangen.
02
Uitlezen
OCR maakt de tekst leesbaar, een AI-model haalt de velden eruit: leverancier, kvk- en btw-nummer, factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, bedrag exclusief, btw-bedrag, btw-tarief, totaal en waar nodig de factuurregels.
03
Valideren
De data wordt gecontroleerd. Telt het btw-bedrag op tot het totaal? Bestaat de leverancier al in je administratie? Is dit factuurnummer eerder langsgekomen, oftewel een dubbele factuur? Klopt het btw-tarief bij dit type kosten en bij verlegde btw?
04
Matchen en coderen
De factuur wordt gekoppeld aan de inkooporder of pakbon en krijgt de juiste grootboekrekening, kostenplaats en btw-code. Vaste leveranciers krijgen hun vaste codering, zodat je die keuze maar één keer maakt.
05
Fiatteren
Boven een grensbedrag, bij een nieuwe leverancier of bij een afwijking van de order gaat de factuur naar de juiste persoon. Die ziet het originele document en de herkende data naast elkaar en keurt goed of stuurt terug.
06
Boeken en archiveren
De boeking gaat via de API je pakket in, met het originele document als bijlage. Daarmee staat je factuur meteen goed in je digitale archief voor de bewaarplicht van zeven jaar.
OCR, AI-validatie en Peppol
Drie technieken die elkaar aanvullen. Welke je nodig hebt hangt af van hoe je facturen binnenkomen.
OCR
Zet een gescand of gefotografeerd document om in doorzoekbare tekst. Nodig bij papieren bonnen en bij pdf-facturen die als afbeelding zijn opgeslagen. Bij een slechte scan gaat het hier al mis, dus stuur leveranciers waar mogelijk naar een digitale pdf of naar Peppol.
AI-extractie en validatie
Een taalmodel haalt de velden uit de tekst zonder sjabloon per leverancier, en controleert daarna of het geheel klopt: telt btw op tot het totaal, bestaat de leverancier, is dit factuurnummer al eerder geboekt, past het btw-tarief bij dit type kosten. Wat niet door de controle komt, gaat naar een mens met de reden erbij.
Peppol en e-facturatie
Een Peppol-factuur is een gestructureerd bestand, geen plaatje. Er valt niets te herkennen, dus de data is per definitie juist. Voor grensoverschrijdende B2B-transacties komt er vanaf 2030 een EU-verplichting. Kies daarom nu al voor software die Peppol ondersteunt en zet vaste leveranciers er stap voor stap op over.
Koppelen met je boekhoudpakket
Je hoeft niet over te stappen. De verwerking zet de boeking via de API in het pakket dat je al gebruikt, met het originele document als bijlage.
AFAS Profit
Via GetConnectors en UpdateConnectors zet je inkoopfacturen klaar en haal je stamgegevens op. Handig wanneer je fiattering al in AFAS hebt ingericht.
Twinfield
Geschikt voor administratiekantoren met veel dossiers. Je verwerkt meerdere administraties met dezelfde regels en dezelfde drempels.
Moneybird en SnelStart
Prima voor kleinere volumes. De API is beperkter dan die van Exact of AFAS, dus je legt meer logica in de verwerkingslaag ervoor.
Wil je eerst het grotere plaatje? Lees dan de complete gids over administratie automatiseren, inclusief kosten, eisen van de Belastingdienst en een rekentool voor je tijdwinst.
Veelgestelde vragen
Wat is automatische factuurverwerking?
Automatische factuurverwerking betekent dat een inkoopfactuur zonder overtypen je boekhouding in gaat. Het document wordt binnengehaald, uitgelezen, gecontroleerd tegen je eigen regels en als boeking klaargezet of direct geboekt in je boekhoudpakket. Jij ziet alleen nog de twijfelgevallen.
Wat is het verschil tussen OCR en AI-factuurverwerking?
OCR zet pixels om in tekst en werkt met vaste sjablonen per leverancier. AI-verwerking begrijpt de opbouw van een document, dus ook bij een nieuwe leverancier of een gewijzigde lay-out worden bedrag, btw, factuurnummer en regels herkend. Daardoor hoef je geen sjablonen meer te onderhouden.
Werkt automatische factuurverwerking met Exact Online of AFAS?
Ja. Exact Online, AFAS Profit, Twinfield, Moneybird en SnelStart hebben allemaal een API waarmee je inkoopfacturen, leveranciers, grootboekrekeningen en btw-codes kunt uitwisselen. Je hoeft dus niet over te stappen, de verwerking komt bovenop het pakket dat je al gebruikt.
Wat is Peppol en heb ik het nodig?
Peppol is een Europees netwerk waarmee facturen als gestructureerd bericht van systeem naar systeem gaan, dus zonder pdf en zonder uitlezen. Herkenning is dan honderd procent betrouwbaar. Voor grensoverschrijdende B2B-transacties geldt vanaf 2030 een EU-verplichting, dus kies bij nieuwe software voor Peppol-ondersteuning.
Hoe betrouwbaar is de herkenning?
Op pdf-facturen van vaste leveranciers ligt de herkenning van kopvelden in de praktijk hoog, op regelniveau lager. Daarom werk je met drempels: onder een bepaald bedrag en bij een bekende leverancier gaat de boeking door, daarboven of bij afwijkingen komt hij bij een mens. Zo houd je grip terwijl het volume automatisch loopt.
Wat kost automatische factuurverwerking?
Standaardsoftware rekent meestal per verwerkt document of per gebruiker per maand. Een oplossing op maat bestaat uit een eenmalige bouwsom plus een vast maandbedrag. Wat het in jouw situatie kost hangt af van je volume, het aantal leveranciers en hoeveel uitzonderingen je hebt.
Benieuwd wat dit in jouw administratie oplevert?
In twintig minuten lopen we je factuurstroom door: hoe facturen binnenkomen, waar het nu vastloopt en wat de eerste automatisering zou zijn. Geen verkooppraatje, gewoon een concreet plan.
Agenda wordt geladen