Aanlevering per klant verschilt
De een mailt, de ander levert een schoenendoos, de derde geeft toegang tot zijn mailbox. Elke variant kost aandacht.
Meer dossiers verwerken met hetzelfde team
Een administratiekantoor groeit niet aan meer klanten, maar aan meer verwerkingscapaciteit per medewerker. Het knelpunt zit zelden bij het boeken zelf en bijna altijd bij aanlevering: onvolledige stukken, elke klant een eigen manier van werken en een piek rond elke aangiftedeadline. Automatisering pakt precies dat aan.
De echte knelpunten in een kantoor
Achter stukken aan bellen
Een groot deel van de niet-declarabele tijd gaat op aan het verzamelen van wat ontbreekt.
Pieken rond deadlines
Werk dat een kwartaal lang blijft liggen, komt in twee weken binnen. Automatisering spreidt dat over de periode.
Kennis in hoofden
Hoe een dossier wordt gecodeerd, zit bij één medewerker. Bij vakantie of vertrek loopt het dossier vast.
Standaardiseren over dossiers heen
01
Eén aanleverroute
Per klant hetzelfde adres of portaal, zodat documenten altijd op dezelfde plek binnenkomen.
02
Eén verwerkingslaag
Dezelfde uitlees- en controleregels voor alle dossiers, met per klant een eigen set coderingsregels.
03
Automatische ontbreeklijst
Wekelijks per klant een overzicht van wat mist, automatisch verstuurd. Dat scheelt het meeste nabellen.
04
Boeken per administratie
Via Twinfield of Exact Online per administratie wegschrijven met dezelfde drempels en dezelfde audit trail.
Van uurtje factuurtje naar advies
Als het invoerwerk grotendeels wegvalt, verandert je verdienmodel. Verwerking wordt een vast maandbedrag per dossier en de vrijgekomen uren gaan naar advies, waar het tarief hoger ligt en de klant meer waarde ervaart.
Zorg dan wel dat je de kwaliteit kunt aantonen. Een dashboard per dossier met verwerkingspercentage, aantal uitzonderingen en doorlooptijd laat zien waar aandacht nodig is en geeft je een goed verhaal richting je klant.
Veelgestelde vragen
Werkt automatisering ook bij veel kleine dossiers?
Juist daar. Kleine dossiers hebben relatief de hoogste vaste verwerkingskosten per document, dus het wegvallen van invoerwerk telt daar het zwaarst.
Moet elke klant hetzelfde boekhoudpakket gebruiken?
Nee, maar het scheelt veel. Een verwerkingslaag kan naar meerdere pakketten wegschrijven, alleen kost elk extra pakket onderhoud. Twinfield is populair bij kantoren omdat je er veel administraties naast elkaar in beheert.
Wat doe ik met klanten die niet meewerken aan aanlevering?
Maak het verschil zichtbaar in je tarief. Een vast bedrag bij digitale aanlevering en een toeslag voor papier maakt de keuze concreet zonder dat je de discussie elk kwartaal hoeft te voeren.
Verlies ik declarabele uren als ik automatiseert?
Op verwerking wel, en dat is precies de bedoeling. De omzet verschuift naar abonnementen per dossier en naar advies, waar het tarief hoger ligt en de klant meer aan je heeft.
Hoe lang duurt zo'n traject?
Een eerste dossier draait meestal binnen enkele weken. De doorlooptijd wordt bepaald door hoe snel je je coderingsregels kunt vastleggen, niet door de techniek.
Verder lezen
Benieuwd wat dit in jouw administratie oplevert?
In twintig minuten kijken we naar je dossierstroom en welke stap het meeste capaciteit vrijmaakt bij je team.
Agenda wordt geladen