Een netwerk, geen programma
Peppol is een afsprakenset met een adresboek. Jij sluit aan via een access point, je klant ook, en daarna gaan facturen van systeem naar systeem.
E-facturatie en Peppol: wat je nu al moet regelen
Een pdf per mail is geen e-factuur. Een e-factuur is een gestructureerd bestand dat het systeem van je klant direct kan inlezen, zonder uitlezen en zonder foutkans. Peppol is het netwerk waarmee dat in Europa gebeurt. Hier lees je hoe het werkt, wat er wettelijk speelt en wat verstandig is om nu te doen.
Wat is Peppol precies en hoe werkt het?
Een vast formaat
De factuur is een gestructureerd bestand volgens de Europese norm. Alle velden staan op een vaste plek, dus er valt niets te herkennen of te raden.
Een eigen adres
Je bedrijf krijgt een Peppol-adres, meestal gekoppeld aan je kvk-nummer. Daarmee ben je vindbaar voor iedereen op het netwerk.
Bevestiging van ontvangst
Je ziet of een factuur is afgeleverd. Dat scheelt de discussie of een factuur wel of niet in een spamfilter is beland.
Wanneer wordt e-facturatie verplicht?
Voor leveringen aan de Nederlandse rijksoverheid is e-facturatie al verplicht. Voor binnenlandse B2B-facturen is er nog geen wettelijke plicht, maar het Ministerie van Financiën onderzoekt of die er moet komen via Peppol.
Op EU-niveau ligt er wel een datum. Vanaf 2030 geldt voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU een verplichting tot e-facturatie met digitale rapportage. Doe je zaken met België, dan krijg je er nu al mee te maken, want daar geldt sinds 2026 een bredere B2B-verplichting.
De praktische conclusie: niets overhaasten, maar bij elke nieuwe softwarekeuze Peppol-ondersteuning als harde eis meenemen.
Zo sluit je aan
01
Check je pakket
Veel Nederlandse boekhoudpakketten hebben Peppol ingebouwd of werken samen met een access point. Vraag dit na voordat je iets nieuws koopt.
02
Registreer je adres
Je access point registreert je kvk-nummer in het Peppol-adresboek, zodat klanten je kunnen vinden.
03
Test met één klant
Stuur eerst naar één afnemer en vergelijk het resultaat met je eigen administratie voordat je het breed uitrolt.
04
Zet leveranciers stapsgewijs over
Begin met de leveranciers die het hoogste volume leveren. Daar levert het wegvallen van uitlezen de meeste tijd op.
Veelgestelde vragen
Is een pdf-factuur een e-factuur?
Nee. Een pdf is een afbeelding van een factuur die een mens moet lezen of software moet uitlezen. Een e-factuur is een gestructureerd bestand dat een systeem direct verwerkt, zonder herkenning en zonder foutkans.
Kost aansluiten op Peppol veel geld?
Voor de meeste mkb-bedrijven niet. Veel boekhoudpakketten hebben het inbegrepen of rekenen een klein bedrag per verzonden document. De kosten zitten eerder in het aanpassen van je proces dan in de aansluiting zelf.
Wat als mijn klant niet op Peppol zit?
Dan blijf je die klant gewoon een pdf of een factuur via zijn portaal sturen. Peppol en de bestaande route bestaan naast elkaar, je zet klanten en leveranciers stap voor stap over.
Wat is het verschil tussen Peppol en UBL?
UBL is het formaat van het bericht, Peppol is het netwerk waarover dat bericht wordt verstuurd. Je kunt een UBL-bestand ook per mail sturen, maar dan mis je het adresboek en de afleverbevestiging.
Moet ik mijn oude facturen omzetten?
Nee. De bewaarplicht gaat over de vorm waarin je gegevens hebt ontvangen. Wat je als pdf hebt ontvangen bewaar je als pdf, wat via Peppol binnenkomt bewaar je in die vorm.
Verder lezen
Benieuwd wat dit in jouw administratie oplevert?
In twintig minuten kijken we of Peppol in jouw situatie nu al iets oplevert, of dat je beter eerst je factuurverwerking aanpakt.
Agenda wordt geladen