Zeven jaar als basis
De basisgegevens van je administratie bewaar je zeven jaar: grootboek, debiteuren en crediteuren, in- en verkoop, voorraad en loonadministratie.
Digitale administratie en de bewaarplicht
Automatiseren betekent dat documenten door systemen stromen. De Belastingdienst wil dat je jaren later nog kunt laten zien wat er is gebeurd. Dat is goed te doen, mits je vooraf nadenkt over vorm, termijn en toegankelijkheid. Hier staan de regels op een rij, en wat ze betekenen voor een geautomatiseerde administratie.
Welke termijnen gelden?
Tien jaar bij onroerend goed
Voor gegevens over onroerende zaken geldt een termijn van tien jaar, in verband met de herzieningstermijn voor de btw.
Vijf jaar na uitdiensttreding
Bepaalde gegevens over werknemers bewaar je minimaal vijf jaar na het einde van het dienstverband.
De klok begint later dan je denkt
De termijn start pas wanneer de gegevens hun actuele waarde verliezen. Bij een lopend meerjarig contract telt de termijn dus pas na afloop daarvan.
Vorm, conversie en leesbaarheid
Het uitgangspunt is dat je gegevens bewaart in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. Een digitaal ontvangen factuur bewaar je digitaal, een papieren bon in principe op papier. Overzetten naar een andere vorm heet conversie en mag, mits het origineel juist en volledig wordt weergegeven inclusief echtheidskenmerken, en de gegevens de hele termijn beschikbaar blijven.
Leesbaar betekent ook: binnen redelijke tijd te raadplegen. Een backup die alleen met verouderde software te openen is, voldoet niet. Kies dus voor open formaten en zorg dat je exports kunt maken zonder afhankelijk te zijn van één leverancier.
Wat dit betekent voor een geautomatiseerde administratie
Bewaar het origineel, niet alleen de data
De uitgelezen velden zijn handig, maar het brondocument is wat telt. Hang het altijd als bijlage aan de boeking.
Leg de audit trail vast
Wie of welke regel heeft welke boeking gemaakt, wanneer, en op basis van welk document. Dat is de kern van een controleerbare administratie.
Denk aan je exit
Als je van leverancier wisselt, moet je documenten en logboeken mee kunnen nemen. Vraag dat na voordat je tekent.
Regel je verwerkersafspraken
Verwerk je persoonsgegevens via een externe dienst, leg dat dan vast en kies waar mogelijk voor verwerking binnen de EU.
Veelgestelde vragen
Hoelang moet ik mijn administratie bewaren?
Zeven jaar voor de basisgegevens, tien jaar voor gegevens over onroerende zaken en minimaal vijf jaar na uitdiensttreding voor bepaalde werknemersgegevens. De termijn begint pas te lopen wanneer de gegevens hun actuele waarde verliezen.
Mag ik alles in de cloud bewaren?
Ja, mits de gegevens gedurende de hele bewaartermijn beschikbaar, leesbaar en controleerbaar blijven en je ze kunt exporteren. Waar de server staat is minder belangrijk dan of jij er zelf bij kunt en blijft kunnen.
Is een pdf voldoende als bewijs?
Een digitaal ontvangen pdf-factuur bewaar je als pdf, dat is de originele vorm en daarmee voldoende. Bij een gescande papieren bon gelden de aanvullende eisen voor conversie.
Moet ik mijn e-mails bewaren?
Ja, voor zover die deel uitmaken van je administratie. Correspondentie over een opdracht, een prijsafspraak of een geschil hoort bij je administratie en valt onder dezelfde bewaartermijn.
Wat als een leverancier stopt met zijn software?
Dan blijft de bewaarplicht op jou rusten. Maak daarom periodiek een export van documenten en boekingen in een open formaat, en controleer of die export zonder die software leesbaar is.
Verder lezen
Benieuwd wat dit in jouw administratie oplevert?
In twintig minuten kijken we of je huidige inrichting aantoonbaar aan de bewaarplicht voldoet en waar de risico's zitten.
Agenda wordt geladen