Eén route, geen uitzonderingen
Iedereen fotografeert bonnen in dezelfde app. Zodra er twee routes zijn, ontstaat er een derde en verdwijnt het overzicht.
Bonnetjes scannen en nooit meer kwijtraken
De schoenendoos met bonnen is nog steeds het grootste lek in veel administraties. Een bon van vijftien euro kost aan verwerking vaak meer dan hij aan btw oplevert. Met een app, een vaste route en een koppeling met je bankmutaties is dat werk grotendeels weg. Hier lees je hoe je het inricht en wat er mag volgens de bewaarplicht.
De route van bon naar boeking
01
Vastleggen
Foto met de telefoon, direct bij de kassa. Alles wat later moet gebeuren, gebeurt niet.
02
Uitlezen
OCR en een AI-model halen leverancier, datum, bedrag, btw-tarief en btw-bedrag eruit, ook bij een gekreukelde kassabon.
03
Matchen aan de bankmutatie
Bedrag, datum en tegenrekening koppelen de bon aan de pintransactie, zodat er geen losse posten blijven staan.
04
Coderen en boeken
Vaste regels per type kosten bepalen de grootboekrekening. Wat afwijkt, gaat naar een mens.
Wat mag van de Belastingdienst?
Het uitgangspunt is dat je gegevens bewaart in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. Een papieren bon bewaar je dus in principe op papier. Digitaal bewaren van een gescande papieren bon heet conversie, en dat is toegestaan mits het origineel juist en volledig wordt weergegeven, inclusief echtheidskenmerken, en de gegevens gedurende de hele bewaartermijn beschikbaar blijven.
Maak afspraken met de Belastingdienst voordat je de papieren originelen weggooit, niet erna. En let op de bijzondere gevallen: bij bepaalde documenten met bewijskracht, zoals notariële akten, wil de inspecteur het papieren stuk kunnen zien.
Praktische afspraken die het verschil maken
Zakelijke pas per persoon
Dan valt elke pintransactie samen met een bon en zie je meteen welke bon nog ontbreekt.
Wekelijkse ontbreeklijst
Een automatisch overzicht van bankmutaties zonder bon. Dat is een minuut werk per week in plaats van een dag per kwartaal.
Let op de btw-details
Bonnen boven de honderd euro inclusief btw hebben meer gegevens nodig dan een kleine kassabon. Laat de controle daarop automatisch lopen.
Veelgestelde vragen
Mag ik papieren bonnen weggooien na het scannen?
Alleen als de conversie het origineel juist en volledig weergeeft inclusief echtheidskenmerken, en de gegevens de hele bewaartermijn beschikbaar blijven. Maak daar vooraf afspraken over met de Belastingdienst, niet nadat je de originelen al hebt weggegooid.
Hoelang moet ik bonnen bewaren?
De basisgegevens van je administratie bewaar je zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar. De termijn begint pas te lopen wanneer de gegevens hun actuele waarde verliezen.
Welke app kan ik het beste gebruiken?
De meeste Nederlandse boekhoudpakketten hebben een eigen bonnenapp, en er zijn losse apps die op meerdere pakketten koppelen. Belangrijker dan de keuze is dat iedereen dezelfde app gebruikt en dat de bon direct bij de kassa wordt vastgelegd.
Herkent software ook een vage kassabon?
Meestal wel voor bedrag en datum, minder betrouwbaar voor de regels. Werk daarom met een drempel: kleine bedragen van bekende leveranciers gaan door, twijfelgevallen komen bij een mens.
Kan ik de btw op een bon automatisch splitsen?
Ja, als het btw-tarief en het btw-bedrag op de bon staan. Ontbreken die, dan kan software het tarief afleiden uit het type kosten, maar dan is een controle door een mens verstandig.
Verder lezen
Benieuwd wat dit in jouw administratie oplevert?
In twintig minuten bekijken we hoe bonnen nu binnenkomen en welke route ze zonder gedoe in je administratie krijgt.
Agenda wordt geladen