Terugkerende laatbetalers
Een dashboard dat per klant de gemiddelde betaaltermijn toont, laat zien met wie je andere afspraken moet maken.
Debiteurenbeheer automatiseren en sneller betaald krijgen
Facturen worden meestal niet te laat betaald omdat klanten niet willen betalen, maar omdat niemand op tijd achter de knoppen zit. Een geautomatiseerd aanmaanproces stuurt op een vast ritme, houdt de toon vriendelijk en escaleert pas als het echt nodig is. Het effect zie je terug in je werkkapitaal.
Een vast ritme werkt beter dan een boze brief
01
Bevestiging bij verzending
Een korte mail met de factuur en de vervaldatum. Vraag meteen of de factuur bij de juiste persoon terecht is gekomen.
02
Herinnering voor de vervaldatum
Drie dagen ervoor een vriendelijke attendering. Dit ene bericht voorkomt het grootste deel van de te late betalingen.
03
Eerste aanmaning
Direct na de vervaldatum, zakelijk van toon, met een betaallink erbij zodat betalen makkelijker is dan uitstellen.
04
Escalatie met een mens
Na twee weken belt iemand. Automatisering plant het gesprek in, de klant hoort een stem en geen zoveelste mail.
Koppelen aan je bank en je boekhouding
Een aanmaning die naar een klant gaat die gisteren betaald heeft, kost je goodwill. Daarom leest het proces elke ochtend je bankmutaties en openstaande posten uit je boekhoudpakket en haalt betaalde facturen automatisch uit de reeks.
Zet er ook een betaallink of QR-code bij. Dat klinkt klein, maar het verschil in betaaltermijn tussen een factuur met en zonder betaallink is in de praktijk goed merkbaar.
Signalen waar je op moet letten
Facturen die blijven hangen
Als een klant steeds zegt de factuur niet te hebben, ligt het probleem meestal bij het adres of het portaal, niet bij de betaalbereidheid.
Geschillen als aparte stroom
Een betwiste factuur hoort niet in de aanmaanreeks. Haal hem eruit en zet hem op een lijst die een mens oppakt.
Kredietlimiet per klant
Bij een openstaand saldo boven een grens geef je een seintje voordat er een nieuwe order uitgaat.
Veelgestelde vragen
Wordt een klant niet boos van automatische aanmaningen?
Niet als de toon klopt en de timing goed is. De meeste irritatie ontstaat door aanmaningen die naar iemand gaan die al betaald heeft, en juist dat voorkom je door de koppeling met je bankmutaties.
Welke betaaltermijn is gebruikelijk?
In Nederland is dertig dagen gangbaar. Tussen bedrijven mag je een langere termijn afspreken, maar boven de zestig dagen gelden extra voorwaarden. Zet de afgesproken termijn altijd op de factuur zelf.
Mag ik incassokosten in rekening brengen?
Ja, binnen de wettelijke staffel, mits je dat vooraf in je voorwaarden hebt geregeld en de klant een laatste termijn hebt gegund. Laat de automatisering die termijn bewaken zodat je stap altijd te onderbouwen is.
Werkt dit met mijn boekhoudpakket?
Ja, mits het pakket openstaande posten via een API beschikbaar stelt. Dat geldt voor Exact Online, AFAS, Twinfield en Moneybird.
Wat levert het concreet op?
De winst zit in twee dingen: minder uren aan nabellen en een kortere gemiddelde betaaltermijn. Een paar dagen korter betekent bij een gezond omzetniveau al snel duizenden euro's meer werkkapitaal.
Verder lezen
Benieuwd wat dit in jouw administratie oplevert?
In twintig minuten kijken we naar je huidige betaaltermijn en welk aanmaanritme daar het meeste effect heeft.
Agenda wordt geladen