AFAS koppeling: data in en uit AFAS Profit zonder overtypen

AFAS Profit is bij veel Nederlandse mkb-bedrijven het hart van de administratie. Alles staat erin, maar het invoeren gebeurt vaak nog met de hand. Via de AppConnector haal je data op en schrijf je data weg. Op deze pagina lees je hoe een AFAS koppeling technisch werkt en welke automatiseringen het snelst renderen.

Plan een gesprek van 20 minuten →

Hoe een AFAS koppeling technisch werkt

AFAS werkt met connectoren. Je zet een AppConnector klaar in de omgeving, geeft die rechten op specifieke connectoren en krijgt een token waarmee je de REST API benadert.

AppConnector en token

In het beheer maak je een AppConnector aan, koppel je een gebruiker en genereer je een token. Dat token bepaalt precies welke data eruit mag en welke erin mag.

GetConnectors

Hiermee lees je data uit AFAS: debiteuren, crediteuren, projecten, medewerkers, verkooporders. Je bepaalt zelf welke velden en filters een GetConnector teruggeeft.

UpdateConnectors

Hiermee schrijf je data terug: inkoopfacturen, journaalposten, uren, mutaties op relaties. Elke UpdateConnector heeft een vaste structuur die je exact moet volgen.

Rechten en testomgeving

Test altijd eerst in een aparte omgeving. Een verkeerd gevulde UpdateConnector maakt boekingen aan die je daarna handmatig moet terugdraaien.

Automatiseringen die zich in de praktijk terugverdienen

  1. 01

    Inkoopfacturen inschieten

    Factuur uit de mailbox, velden uitlezen, koppelen aan de juiste crediteur en via de UpdateConnector als inkoopboeking in AFAS zetten, met pdf als bijlage.

  2. 02

    Uren doorzetten

    Uren uit een planningstool of urenapp automatisch in AFAS krijgen, zodat facturatie en loonverwerking niet op een export uit Excel wachten.

  3. 03

    Relaties synchroniseren

    Debiteuren en crediteuren gelijk houden tussen AFAS en je CRM of webshop, met AFAS als bron van de waarheid.

  4. 04

    Rapportages voeden

    Via GetConnectors dagelijks cijfers ophalen naar een dashboard, zodat niemand nog handmatig exports draait.

Waar een AFAS koppeling meestal op vastloopt

Het lastigste onderdeel is zelden de techniek, maar de inrichting. Als je grootboekschema, kostenplaatsen en dagboeken niet consistent gebruikt, neemt een koppeling die inconsistentie een op een over en versnelt hij alleen de rommel.

Let daarnaast op foutafhandeling. AFAS geeft duidelijke foutmeldingen terug, maar alleen als je ze opvangt en zichtbaar maakt. Zorg dat een mislukte boeking in een wachtrij belandt met de reden erbij, in plaats van stilletjes te verdwijnen.

Veelgestelde vragen

Heb ik een aparte licentie nodig voor een AFAS koppeling?

Je hebt de AppConnector-functionaliteit nodig in je AFAS-omgeving en meestal een gebruiker waaraan de connector hangt. Wat dat in jouw abonnement kost, hangt af van je contract met AFAS.

Wat is het verschil tussen een GetConnector en een UpdateConnector?

Een GetConnector leest data uit AFAS en die stel je zelf samen met velden en filters. Een UpdateConnector schrijft data naar AFAS en heeft een vaste, door AFAS bepaalde structuur.

Kan ik inkoopfacturen automatisch in AFAS boeken?

Ja. Je leest de factuur uit, matcht de crediteur en de grootboekrekening en stuurt de boeking via de bijbehorende UpdateConnector door, inclusief het originele document als bijlage.

Hoe lang duurt het bouwen van een AFAS koppeling?

Een enkele stroom, bijvoorbeeld inkoopfacturen, staat vaak binnen twee tot vier weken live. Meer stromen of veel uitzonderingen maken het langer.

Is een AFAS koppeling veilig?

Het token bepaalt precies welke connectoren benaderd mogen worden, dus je geeft nooit meer rechten weg dan nodig. Bewaar het token in een sleutelkluis en log elke aanroep.

Verder lezen

Benieuwd wat dit in jouw administratie oplevert?

In twintig minuten kijken we samen naar je AFAS-inrichting en welke stroom zich als eerste laat koppelen. Concreet, zonder verkooppraatje.

Agenda wordt geladen