Hoog volume, weinig uitzonderingen
Dat is waar automatisering het beste scoort. Een proces dat dagelijks tien keer identiek loopt, is waardevoller dan een complex proces dat maandelijks één keer draait.
Workflow automatisering die verder gaat dan je boekhouding
Administratie is zelden het enige proces dat handmatig loopt. Offertes die uit een sjabloon worden geknipt, ordergegevens die uit een mail worden overgetypt, een crm dat niet weet dat de factuur is betaald. Workflow automatisering verbindt die stappen. Hier lees je hoe je kiest wat je aanpakt en hoe je het beheersbaar houdt.
Kiezen welk proces je als eerste aanpakt
Overtypen tussen systemen
Elke plek waar iemand data uit systeem A in systeem B zet, is een koppeling die er niet is en een foutbron die er wel is.
Wachten op iemand
Processen die stilvallen omdat iemand moet goedkeuren, versnellen vaak alleen al door een automatische herinnering met directe actie.
Werk dat niemand leuk vindt
Draagvlak is de helft van het succes. Begin bij een klus waar het team blij van wordt als hij verdwijnt.
Bouwen zonder een monster te creëren
01
Beschrijf het proces zoals het echt gaat
Niet zoals het bedoeld was. De uitzonderingen die mensen erbij vertellen, bepalen het ontwerp.
02
Bouw de hoofdroute eerst
Automatiseer het geval dat tachtig procent van de tijd voorkomt en stuur de rest naar een mens met een duidelijke reden.
03
Maak fouten zichtbaar
Een mislukte stap hoort in een wachtrij met melding, niet in de stilte. Onzichtbare fouten kosten later het meeste.
04
Meet het resultaat
Doorlooptijd, aantal handmatige acties en aantal uitzonderingen. Zonder cijfers weet je niet of de volgende stap zin heeft.
Eigenaarschap en onderhoud
Een automatisering zonder eigenaar wordt binnen een jaar een risico. Leg vast wie erover gaat, waar de documentatie staat en wat er moet gebeuren als een koppeling faalt.
Houd er ook rekening mee dat leveranciers hun API's aanpassen en dat je eigen proces verandert. Plan twee keer per jaar een kort onderhoudsmoment in, dan blijft de automatisering meebewegen in plaats van langzaam achterlopen.
Veelgestelde vragen
Wat is workflow automatisering precies?
Het automatisch laten verlopen van stappen die nu handmatig worden gedaan, inclusief de overdracht tussen systemen. Een goedgekeurde offerte die vanzelf een order, een planning en een factuur wordt, is een geautomatiseerde workflow.
Heb ik daar programmeurs voor nodig?
Niet altijd. Voor eenvoudige koppelingen tussen standaardpakketten volstaan koppeltools. Zodra er echte bedrijfsregels, validaties en uitzonderingen bij komen, is maatwerk meestal goedkoper in beheer dan een web van losse koppelingen.
Wat kost een automatiseringstraject?
Dat hangt af van het aantal processen, systemen en uitzonderingen. Reken bij maatwerk op een eenmalige bouwsom plus een vast maandbedrag voor beheer. Zet dat af tegen de uren die het proces nu kost.
Hoe voorkom ik dat mijn team het niet gebruikt?
Begin bij een proces waar het team last van heeft, betrek de mensen die het werk nu doen bij het ontwerp en laat de eerste resultaten binnen enkele weken zien.
Wat als mijn processen daarna veranderen?
Dan pas je de regels aan. Daarom leg je logica vast op één plek in plaats van verspreid over losse koppelingen, en plan je vaste onderhoudsmomenten in.
Verder lezen
Benieuwd wat dit in jouw administratie oplevert?
In twintig minuten brengen we je processen in kaart en bepalen we welke automatisering het snelst rendeert.
Agenda wordt geladen